이해관계자 명단을 엑셀로만 관리하면, 실제 회의에서는 늘 같은 사람만 말하게 됩니다. 반나절 워크숍으로도 충분히 ‘누가 무엇을 결정하는지’를 그릴 수 있습니다.
먼저 과제에 직접 손을 대는 사람과, 결과만 승인하는 사람을 나눕니다. 그다음 관심도는 높지만 권한이 약한 실무자를 표시합니다. 이 그룹이 늦게 합류하면 중반에 범위가 흔들리기 쉽습니다.
지도가 그려지면 커뮤니케이션 주기를 정합니다. 매주 전원 회의가 답이 아닙니다. 결정권자와 실무자를 다른 리듬으로 만나는 편이 회의 시간이 짧아집니다.
조율 워크숍에서는 이 지도를 출발점으로 쓰고, 당일 합의 문장을 남깁니다. 지도 자체가 목적이 아니라, 다음 주에 누가 무엇을 멈추고 무엇을 진행할지 정하는 것이 목적입니다.